Wybór odpowiedniego samochodu
Pierwszym i najważniejszym czynnikiem jest wybór odpowiedniego pojazdu. Decyzja o tym, jak samochów wynająć, powinna być związana z charakterem podróży, a także stanowiskiem osoby podróżującej. Jeżeli wyjazd jest mniej formalny i auto ma służyć głównie do praktycznego przemieszczania się, ekonomiczny i tani w eksploatacji samochód niższej klasy będzie idealny. Natomiast, gdy mamy do przewiezienia kluczową dla firmy osobę, warto postawić na samochód luksusowy, który będzie reprezentacyjny i zapewni komfort adekwatny do zajmowanego stanowiska.
Rezerwacja z wyprzedzeniem
Należy pamiętać o możliwie wczesnej rezerwacji wybranego samochodu. Wyjazdy biznesowe mogą znacznie różnić się między sobą, dlatego odpowiednie zaplanowanie jest kluczowe. Renomowane wypożyczalnie samochodów posiadają zróżnicowaną flotę, dlatego warto zapoznać się z ich ofertą i odpowiednio wcześnie zarezerwować wybrany pojazd. Rezerwacja z dużym wyprzedzeniem daje pewność, że wybrane auto będzie dostępne, a usługa będzie korzystniejsza finansowo.
Koszty wynajmu i korzyści finansowe
Najem samochodu osobowego podczas wyjazdu biznesowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, wiele wypożyczalni oferuje specjalne pakiety, zniżki, czy programy lojalnościowe, które dodatkowo obniżają koszty najmu. Warto skorzystać ze sprawdzonych wypożyczalni, które dostosują swoją ofertę do konkretnej sytuacji.
Procedura wynajmu
W przypadku wynajmu krótkoterminowego procedura jest prosta i szybka. Samochód wynajęty czasowo może okazać się tańszy, niż zakup biletów na pociąg, czy opłacanie taksówek. Koszt wynajmu samochodu na dobę zaczyna się już od około 80 zł, jednak należy wliczyć w koszty podróży również paliwo.
Rozliczanie kosztów
Wynajmowane auta nie stanowią środka trwałego w firmie, ale mogą być rozliczane na zasadzie tzw. kilometrówki. Koszty związane z wynajęciem auta wliczają fakturę za samo wynajęcie, ale również inne koszty z tym związane, np. zatankowanie pojazdu, czy wykupienie dodatkowych pakietów usług.
Podsumowując, wynajem samochodu podczas podróży służbowej przynosi wiele korzyści, zarówno pod kątem komfortu i swobody podróżowania, jak i aspektów finansowych. W przypadku wyboru tej opcji, kluczowe jest dokonanie świadomego wyboru samochodu, wcześniejsza rezerwacja oraz rozważenie wszystkich kosztów.
