Najważniejsze informacje
- Jasno określony cel wydarzenia pomaga dopasować program do oczekiwań uczestników.
- Warto wybrać hotel oferujący zaplecze techniczne, gastronomiczne i możliwość zakwaterowania w jednym miejscu.
- Lokalizacja hotelu powinna być wygodna i dobrze skomunikowana.
- Warto wcześniej zaplanować noclegi i zasady rozliczeń za pobyt.
Event networkingowy w hotelu – jak zaplanować?
Cel wydarzenia
Wydarzenia networkingowe polegają na budowaniu relacji i dzieleniu się wiedzą. Dzięki nim można kształtować wartościowe doświadczenie dla wszystkich uczestników –ważną rolę odgrywa nawiązywanie kontaktów zawodowych odpowiednich dla stanowisk i poznanie osób o podobnych poglądach czy zainteresowaniach. Kluczowe jest upewnienie się, że cel wydarzenia jest zgodny z oczekiwaniami uczestników.
Wybór lokalizacji
Jeśli decydujesz się na organizację eventu networkingowego w hotelu, wybierz lokalizację, która zapewni komfort dojazdu uczestników. Upewnij się również, że obiekt dysponuje odpowiednią przestrzenią do zorganizowania takiego wydarzenia – sala powinna odpowiadać liczbie uczestników i posiadać odpowiednie wyposażenie, zaplecze techniczne i gastronomiczne.
Zakwaterowanie gości
Organizując event networkingowy w hotelu, należy wcześniej ustalić liczbę gości oraz potrzebnych pokoi i sposób ich przydziału. Warto też jasno określić, kto i w jaki sposób pokrywa koszty noclegów oraz dodatkowych usług. Dobrą praktyką jest zapewnienie transferu z lotniska lub dworca, aby ułatwić uczestnikom dotarcie na miejsce. Warto zadbać także o rezerwację odpowiedniej liczby miejsc parkingowych.
Program eventu
Dobrze zaplanowany event networkingowy powinien mieć przejrzysty harmonogram. Oprócz wystąpień czy warsztatów warto zaplanować przerwy i wspólne posiłki, które sprzyjają mniej formalnym kontaktom. Ciekawym uzupełnieniem może być wieczorna część integracyjna np. kolacja lub inna atrakcja sprzyjająca dalszemu networkingowi. Ważne jest również utrzymywanie stałego kontaktu z osobą odpowiedzialną za decyzje organizacyjne.
Poznaj więcej naszych wskazówek, jak wybrać hotel biznesowy.
O czym jeszcze należy pamiętać?
- Ustalenie dokładnego budżetu – precyzyjne ustalenie kosztów pozwala lepiej kontrolować wydatki i uniknąć finansowych niespodzianek. Należy uwzględnić opłaty za wynajem przestrzeni, noclegi, catering oraz ewentualne dodatkowe elementy programu.
- Akustyka i oświetlenie – odpowiednie nagłośnienie oraz możliwość regulacji światła mają duże znaczenie dla komfortu uczestników i jakości prezentacji.
- Elastyczność aranżacji – możliwość zmiany ustawienia sali pozwala dopasować przestrzeń do charakteru poszczególnych części wydarzenia, aby przejść np. z części oficjalnej do wieczornych punktów programu i dalszej integracji uczestników.
- Kwestie formalne – przed podpisaniem umowy warto dokładnie przeanalizować jej zapisy dotyczące anulacji, dodatkowych opłat czy odpowiedzialności za sprzęt.
Czy warto organizować event networkingowy w hotelu?
Chcąc budować i rozwijać relacje biznesowe, warto przemyśleć organizację eventu networkingowego w hotelu. Takie obiekty często mają do dyspozycji własne sale konferencyjne, restauracje i odpowiednią obsługę techniczną. Dodatkowym atutem jest możliwość wykupienia noclegu – to szczególnie istotna kwestia w kontekście gości spoza miasta.
Właśnie w takich hotelach jak Q Hotel można zadbać nie tylko o poprowadzenie części merytorycznej eventów, ale również o integrację pracowników i komfort ich pobytu. Warto także pamiętać, że Q Hotel umożliwia wykupienie wygodnych pakietów biznesowych dla małych firm, aby zapewnić komfort osobom podróżującym w celach służbowych. W ramach takiego pakietu oferowane są m.in.:
- nocleg z wyżywieniem (śniadanie z obiadokolacją);
- pokój wyposażony w wygodne biurko;
- udogodnienia dla pracy np. nieograniczony dostęp do internetu.
Hotele tej sieci znajdziesz w różnych i dogodnych lokalizacjach – znajdują się we Wrocławiu, Gdańsku, Krakowie i Katowicach.
Przekonaj się także, czy programy lojalnościowe dla gości hotelowych są opłacalne.
