Wyjazd służbowy a delegacja - formalności
Nie każdy wie o tym, że wyjazd służbowy oraz delegacja to dwie zupełnie różne kwestie wymagające innych pism formalnych. Jeśli posiadasz przedsiębiorstwo wielooddziałowe, możesz zdecydować się na oddelegowanie pracownika do innego oddziału firmy. W takim przypadku (czyli w przypadku delegacji) należy przygotować stosowny aneks do umowy oraz zapewnić pracownikowi możliwość wykonywania swoich obowiązków w nowym miejscu.
Jeżeli jednak wysyłasz pracowników na spotkanie z klientem znajdującym się w innej lokalizacji niż firma - lub też pracownicy będą brali udział w konferencji, czy targach branżowych - w grę wchodzi wyjazd służbowy. W tym przypadku nie będziesz musiał zmieniać pracownikom umowy, ponieważ wyjazd taki trwa zazwyczaj maksymalnie do kilku dni. Ważne jest jednak, aby zorganizować im nocleg.
Organizacja wyjazdu służbowego
Kluczem do sukcesu jest zawsze odpowiednia organizacja wyjazdu służbowego. Aby wykonać to zadanie jak najlepiej, warto stworzyć dla swoich pracowników plan podróży, który określa cel oraz zakres zadań do wykonania w miejscu docelowym. Należy również zająć się kwestiami związanymi z samą podróżą - najczęściej pracownicy korzystają z samochodów służbowych, pozostają zatem koszty związane z paliwem. Najważniejszym zadaniem jest jednak wybór miejsca noclegowego w takiej lokalizacji, która umożliwia wygodny dojazd na miejsce spotkania, konferencję, szkolenie, czy też targi.
Najlepiej zdecydować się na hotel biznesowy, który posiada wszelkie udogodnienia niezbędne w przypadku wyjazdów służbowych, czy delegacji. Dobrze, jeśli jest on umiejscowiony w centrum miasta lub w pobliżu najważniejszych obiektów - np. centrum szkoleniowego. Ciekawą lokalizacją są np. Bielany Wrocławskie przy południowej granicy Wrocławia z możliwością łatwego dojazdu do kluczowych punktów.
Planowanie wyjazdu służbowego
Jak już wspomnieliśmy, najważniejszym zadaniem podczas planowania wyjazdu służbowego jest wybór miejsca noclegu. Należy zapewnić swoim pracownikom miejsce wyposażone we wszelkie wygody, dzięki czemu przystąpią do swoich zadań wypoczęci. Warto przy tym wybrać hotel biznesowy, ponieważ posiada on nie tylko miejsca przeznaczone do wyciszenia się i odpoczynku, ale także strefy dostosowane do wygodnej pracy z użyciem służbowych laptopów. A może jednak twoi pracownicy wolą pracować w zaciszu hotelowego pokoju? W takim wypadku koniecznie zdecyduj się na hotel, w którego pokojach znajduje się biurko i fotel, który będzie przystosowane do potrzeb pracy zdalnej. Warto zwrócić uwagę także na szybki i stabilny internet, który zapewni odpowiedni komfort pracy. W kwestii bezpieczeństwa sprawdzić, czy w wyposażeniu pokojów znajdują się sejfy zapewniające bezpieczeństwo służbowego sprzętu i w których będzie można zostawić cenne przedmioty bez strachu przed ich utratą. Wszyscy wiemy, że należy także zadbać o elegancki ubiór. W tej kwestii mogą pomóc Ci usługi prania, a także żelazko albo deska do prasowania. Hotele oferują także odpowiednie pakiety, które są idealnie dla gości biznesowych. Zdecydowanie mogą ułatwić i uprzyjemnić pobyt w danym miejscu, a przede wszystkim będą się opłacać!
Hotel biznesowy powinien posiadać także sale konferencyjne, z których pracownicy będą mogli skorzystać. W przypadku wyjazdu pracowników w celu odbycia spotkania z klientem można profesjonalnie zorganizować takie spotkanie bezpośrednio w hotelu, co znacznie ułatwi całą organizację oraz przygotowania. W salach tych można z powodzeniem przeprowadzać prezentacje oraz konferencje i narady. Planując wyjazd służbowy, warto przemyśleć kompletną organizację całego pobytu pracowników w danym mieście i przygotować wszystko odpowiednio wcześniej.
Sprawdź Pakiet Biznes w nowo powstałym hotelu na Bielanach Wrocławskich
a także nasze pakiety pobytowe w pozostałych obiektach!
