Die Organisation einer solchen Delegation liegt immer in der Verantwortung des Arbeitgebers, daher benötigen Sie möglicherweise etwas Unterstützung, wenn Sie in diesem Bereich keine Erfahrung haben. Wir laden Sie ein, unseren Leitfaden zu lesen, in dem Sie Antworten auf Ihre Fragen finden!
Checkliste Geschäftsreise vorbereitung
Dienstreise und Delegation - Formalitäten
Nicht jeder weiß, dass Geschäftsreisen und Delegationen zwei völlig unterschiedliche Angelegenheiten sind, die unterschiedliche formale Dokumente erfordern. Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen haben, können Sie sich dafür entscheiden, einen Mitarbeiter in eine andere Abteilung des Unternehmens zu delegieren. In diesem Fall (also bei einer Delegation) sollten Sie einen entsprechenden Anhang zum Vertrag vorbereiten und dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Aufgaben an einem neuen Ort auszuführen.
Wenn Sie jedoch Mitarbeiter zu einem Treffen mit einem Kunden an einen anderen Standort als das Unternehmen schicken - oder wenn Mitarbeiter an einer Konferenz oder einer Fachmesse teilnehmen - handelt es sich um eine Geschäftsreise. In diesem Fall müssen Sie den Mitarbeitern in der Regel keine neuen Verträge geben, da solche Reisen in der Regel nur wenige Tage dauern. Es ist jedoch wichtig, ihnen eine Unterkunft zu organisieren.
Organisation einer Geschäftsreise
Der Schlüssel zum Erfolg liegt immer in der angemessenen Organisation einer Geschäftsreise. Um diese Aufgabe optimal zu erledigen, sollten Sie für Ihre Mitarbeiter einen Reiseplan erstellen, der das Ziel und den Umfang der Aufgaben am Zielort festlegt. Sie müssen sich auch mit Fragen im Zusammenhang mit der Reise selbst befassen - Mitarbeiter nutzen in der Regel Dienstwagen, daher fallen Kosten für Treibstoff an. Die wichtigste Aufgabe besteht jedoch darin, eine Unterkunft an einem Ort auszuwählen, der eine bequeme Anreise zum Treffpunkt, zur Konferenz, zum Training oder zur Messe ermöglicht.
Es ist am besten, sich für ein Business-Hotel zu entscheiden, das alle notwendigen Annehmlichkeiten für Geschäftsreisen oder Delegationen bietet. Idealerweise befindet es sich im Stadtzentrum oder in der Nähe wichtiger Einrichtungen wie einem Schulungszentrum. Eine interessante Lage sind beispielsweise die Bielany Wrocławskie an der südlichen Grenze von Breslau mit einer guten Anbindung an wichtige Punkte.
Planung der Geschäftsreise
Wie bereits erwähnt, besteht die wichtigste Aufgabe bei der Planung einer Geschäftsreise darin, eine Unterkunft auszuwählen. Sie müssen Ihren Mitarbeitern einen Ort zur Verfügung stellen, der mit allen Annehmlichkeiten ausgestattet ist, damit sie ausgeruht ihre Aufgaben erledigen können. Es ist ratsam, ein Business-Hotel zu wählen, da es nicht nur Räume zum Entspannen und Ausruhen bietet, sondern auch Bereiche, die speziell für die bequeme Arbeit mit dienstlichen Laptops ausgestattet sind. Oder ziehen Ihre Mitarbeiter es vor, in Ruhe in ihrem Hotelzimmer zu arbeiten? In diesem Fall sollten Sie sich für ein Hotel entscheiden, das über einen Schreibtisch und einen Stuhl verfügt, die für die Anforderungen der Fernarbeit geeignet sind. Achten Sie auch auf schnelles und stabiles Internet, das eine angemessene Arbeitsumgebung gewährleistet. In Bezug auf die Sicherheit sollten Sie prüfen, ob die Hotelzimmer über Safes verfügen, die die Sicherheit von dienstlichem Equipment gewährleisten und in denen wertvolle Gegenstände ohne Angst vor Verlust aufbewahrt werden können. Wir wissen alle, dass auch eine elegante Kleidung wichtig ist. In diesem Bereich können Ihnen Wäschedienste sowie ein Bügeleisen und ein Bügelbrett helfen. Hotels bieten auch spezielle Pakete, die sich perfekt für Geschäftsreisende eignen. Sie können den Aufenthalt an einem bestimmten Ort erleichtern und angenehm gestalten - und sich vor allem lohnen!
Ein Business-Hotel sollte auch Konferenzräume haben, die von den Mitarbeitern genutzt werden können. Wenn Mitarbeiter zu einem Treffen mit einem Kunden reisen, können Sie dieses Treffen professionell direkt im Hotel organisieren, was die gesamte Organisation und Vorbereitung erheblich erleichtert. In diesen Räumen können problemlos Präsentationen, Konferenzen und Besprechungen durchgeführt werden. Bei der Planung einer Geschäftsreise ist es sinnvoll, die gesamte Organisation des Aufenthalts der Mitarbeiter in der Stadt zu überdenken und alles rechtzeitig vorzubereiten.
