Firmen-Karnevalsfeier – wie organisiert man sie in einem Hotel?

Der richtige Ort für die Karnevalsfeier im Unternehmen

Die Wahl des richtigen Ortes ist der entscheidende Schritt bei der Organisation jeder erfolgreichen Firmenfeier. Das gilt auch für den Karneval. Am besten sollte die Karnevalsfeier im Hotel stattfinden. Warum? Hotels bieten oft geräumige Säle, elegante Innenräume und einen hohen Service-Standard, was sie zu einem idealen Ort für außergewöhnliche Veranstaltungen macht. Egal, ob du nach einem Bankettsaal in Wrocław oder in Krakau suchst, du kannst dir sicher sein, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird.

Ein Hotel hat auch den zusätzlichen Vorteil der Übernachtung. Gäste, die aus verschiedenen Städten anreisen, können einen komfortablen Raum bekommen, sodass die Party bis in die frühen Morgenstunden kein logistisches Problem darstellt. Zudem müssen die Teilnehmer nach einer langen Nacht nicht in Eile sein. Am nächsten Tag können sie den Wellnessbereich des Hotels nutzen, was ihnen eine ruhige Erholung ermöglicht und die positiven Eindrücke der Veranstaltung verlängert.

Ein weiterer Vorteil sind die morgendlichen Frühstücke. Das Q Hotel ist bekannt für seine außergewöhnlich hohen Frühstücksstandards, die selbst ein wichtiger Teil des Aufenthaltes sind. Das gemeinsame Frühstück kann eine natürliche Fortsetzung der Integration sein, eine Gelegenheit zum Gespräch, zum Austausch von Meinungen über die Veranstaltung und zum ruhigen Abschluss des intensiven Abends.

Worauf sollte man achten?

Die Vorbereitungen für eine Karnevalsfeier im Unternehmen erfordern die Berücksichtigung vieler Details. Der erste Schritt ist die bereits erwähnte Reservierung des Veranstaltungsortes und die Abstimmung aller Details mit dem Hotelpersonal im Voraus. Dabei sollte man vor allem mit der Planung des Termins beginnen und das Budget für die Veranstaltung festlegen. Die Vorbereitungen sollten mit der Aufteilung der Ausgaben beginnen, also der Festlegung, welcher Anteil der Gesamtkosten z.B. für folgende Punkte verwendet wird:

• Mietkosten für den Veranstaltungsort;
• Verpflegung und Getränke;
• Attraktionen;
• Transport oder Übernachtung.

Manchmal werden zusätzliche Kosten übersehen, wie z.B. für Equipment (Ton- und Lichttechnik) oder die Möglichkeit, die Veranstaltung zu verlängern. Deshalb lohnt es sich, im Budget eine finanzielle Reserve für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen – normalerweise sollte man etwa 10–15% des Gesamtbudgets dafür vorsehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Änderungen in der Organisation keine Probleme für die erfolgreiche Durchführung der Firmenfeier verursachen.

Der Zeitplan für die Karnevalsfeier im Unternehmen

• Beginn und Begrüßung der Gäste – bereits zu Beginn der Veranstaltung sollte auf eine freundliche Atmosphäre geachtet werden. Gäste können z.B. mit einem Drink, einem kleinen Snack oder kleinen Willkommensgeschenken begrüßt werden. Dies ist auch der Zeitpunkt, um den Abendplan und die wichtigsten Informationen kurz vorzustellen.

Im Veranstaltungszeitplan sollte auch Zeit für Mahlzeiten eingeplant werden, wenn diese serviert werden. Eine geplante Pause für das Abendessen oder ein Buffet ermöglicht es den Gästen, in Ruhe zu essen, zu plaudern und neue Energie für den weiteren Verlauf der Feier zu tanken, ohne das Gefühl von Hektik oder Unordnung.

• Before party - kann in Form eines Stehempfangs stattfinden, bei dem die Gäste nach und nach ankommen, Zeit für erste Gespräche haben, Netzwerken und sich in die Atmosphäre der Veranstaltung einfinden können. Aperitifs und leichte Snacks fördern die Integration und sorgen dafür, dass der Hauptteil der Feier auf natürliche und unaufdringliche Weise beginnt.
• Themenattraktionen – dieser Teil der Feier ist für die Integration und den Spaß im Karnevalsstil gedacht. Währenddessen finden u.a. Wettbewerbe, Aktivitäten oder Shows statt, die zum Thema der Veranstaltung passen. Wichtig ist, dass die Attraktionen abwechslungsreich sind und die Teilnehmer in unterschiedlichem Maße einbeziehen.
• Networking-Zeit – es ist sinnvoll, eine Zeit einzuplanen, in der sich die Gäste besser kennenlernen, Erfahrungen austauschen und berufliche Beziehungen in einer angenehmen Atmosphäre stärken können. Dies ist auch ein guter Moment, um den Gästen einen kleinen Imbiss zu reichen.
• Tanzparty – dies ist der wichtigste Teil der Feier, bei dem die eingeladenen Gäste sich der Tanzmusik hingeben können. Es ist wichtig, ausreichend Platz zum Tanzen und ein abwechslungsreiches Musikprogramm zu bieten, damit jeder auf die Tanzfläche kommt.

Verpflegung und Getränke – was sollte man wählen?

Bei der Veranstaltung im Hotel kann man aus verschiedenen Optionen wählen, darunter Buffets. Dies ist eine beliebte Wahl, da die Gäste frei aus verschiedenen Snacks und Desserts wählen können. Eine gute Ergänzung dazu ist die sogenannte Open Bar, die Zugang zu alkoholischen und nicht-alkoholischen Getränken bietet. Eine ausgezeichnete Lösung wäre auch ein Karnevalsmenü – mit bunten und kreativen Snacks, die die Atmosphäre der Veranstaltung perfekt unterstreichen.

Catering oder das Hotelrestaurant bieten zusätzlichen Komfort. Oft gibt es Pakete, die sowohl den Saal, den Service als auch die Verpflegung umfassen. Auf diese Weise kann das Angebot leichter an das Budget und die Anzahl der Gäste angepasst werden, und der Veranstalter kann sich auf andere Aspekte der Feier konzentrieren. Es lohnt sich, auf Orte wie das Q Hotel zu achten, das geräumige Innenräume, exzellente Küche und professionellen Service bietet.

Welche zusätzlichen Attraktionen sollte man einplanen?

Unabhängig vom Thema der Karnevalsfeier für Mitarbeiter sollte man einige universelle Attraktionen einplanen, um den Gästen Unterhaltung zu bieten.

• Karaoke – bietet die Gelegenheit, gemeinsam zu singen und in entspannter Atmosphäre Spaß zu haben.
• Spiele- und Spaßzone – dies können Brettspiele, Mini-Turniere im Tischtennis oder Billard sein, was die Integration in kleineren Gruppen fördert.
• Fotobox – ermöglicht es den Teilnehmern, lustige Fotos in Karnevalskostümen zu machen, die sie als Souvenir mitnehmen können.
• Barshow – eine Attraktion, bei der Profis Drinks auf spektakuläre Weise zubereiten.

Die Karnevalsfeier im Unternehmen – das Thema

Das Thema gibt jeder Firmenfeier einen einzigartigen Charakter. Und der Karneval ist die Zeit der Kreativität und Extravaganz, daher lohnt es sich, ein thematisches Konzept für die Veranstaltung zu wählen. Dies wird das Event von anderen im Jahr unterscheiden und die Atmosphäre zwischen den Mitarbeitern auflockern. In welchem Stil sollte die Feier also organisiert werden?

• Maskenball – dies ist eine der einfachsten, aber sehr effektiven Alternativen zu gewöhnlichen Feiern. Man muss den Gästen nur vorschlagen, in verschiedenen Karnevalsmasken zu erscheinen. Ein einfacher Schritt, der für ein wenig Geheimnis und Spaß sorgt!
• Reise durch die Zeit – die 60er, 70er oder vielleicht die 80er? Man kann die Mitarbeiter fragen, auf welchen Stil sie Lust haben. Unabhängig von der gewählten Epoche gibt es viele Ideen, um eine solche Feier zu gestalten.
• Freie Kostüme – gib den Mitarbeitern ein bisschen Freiheit und lass sie ihren eigenen Kostümstil wählen. Die Regel ist einfach – je origineller, desto besser!
• Rio de Janeiro – viele verbinden den Karneval mit Rio de Janeiro. Warum also nicht ein wenig von dieser Energie in die Firmenfeier bringen? Saftige Farben, energetische Musik und thematische Dekorationen werden ein Volltreffer!
• Karneval der Farben – wähle eine Farbpalette, die auf der Veranstaltung dominieren wird. Jeder Teilnehmer kann ein Outfit in einer der Hauptfarben wählen und so ein buntes und harmonisches Gesamtbild schaffen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Organisation einer Karnevalsfeier im Hotel nicht nur Unterhaltung bietet, sondern auch eine Gelegenheit ist, das Team zu integrieren und eine positive Atmosphäre am Arbeitsplatz zu schaffen. Die Wahl des richtigen Ortes, Aufmerksamkeit für Details und Kreativität bei der Organisation sorgen dafür, dass die Mitarbeiter das Event noch lange nach dem Ende in guter Erinnerung behalten. Der Karneval ist die Zeit der Freude und Unbeschwertheit, und eine gut organisierte Firmenkarnevalsfeier im Hotel kann zu einem der hellsten Momente im Kalender des Unternehmens werden.

Denke daran, dass du bei jeder Firmenfeier gut aussehen musst. Wenn du also darüber nachdenkst, wie man sich für eine Firmenfeier anzieht, schau dir unseren Artikel an!